Der ultimative Leitfaden zu Gantt-Diagrammen

Shelby Anderson | 25 January, 2021

Themen: Minitab Workspace, Projektverwaltung, Gantt-Diagramm, Editor auswählen

Es ist wichtig, bereits vor dem Start eines neuen Projekts klare Ziele und Richtlinien aufzustellen. Ohne ausreichend strukturierte Schritte, Aufgaben und Termine verlieren Projekte ihre Stoßrichtung und führen möglicherweise nicht mehr zum gewünschten Endergebnis. Dies wird Sie schließlich wertvolle Zeit und Geld kosten.

Wenn Sie nach einem Weg suchen, Aufgaben zu visualisieren und Teams bei einem Projekt auf Kurs zu halten, sollten Sie ein Gantt-Diagramm verwenden. Lassen Sie uns ein wenig mehr über dieses leistungsfähige Werkzeug erfahren, mit dem Projekte im Zeitrahmen und fokussiert gehalten werden können.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Ansicht der Aufgaben in Ihrem Projekt, die in bestimmten Zeiträumen zu erledigen sind. Gantt-Diagramm können zur Planung von Projekten aller Größen verwendet werden. Sie enthalten immer das Start- und Enddatum eines Projekts und zeigen Ihnen sogar, welche Arbeiten im Laufe eines bestimmten Tages anfallen.

Ein gutes Gantt-Diagramm sollte eine effektive Übersicht Ihres Projekts bieten und folgende Aspekte umfassen:

  • Zu erledigende Aufgaben.
  • Reihenfolge, in der die Aufgaben abgeschlossen werden müssen.
  • Zeitrahmen für jede Aufgabe.
  • Tatsächlich benötigte Zeit für jede abgeschlossene Aufgabe im Projekt.

Gantt-Diagramme können auf verschiedene Arten erstellt werden. Glücklicherweise bietet der Minitab Workspace als Teil der mehr als 90 in der Benutzeroberfläche verfügbaren Werkzeuge Vorlagen für zwei verschiedene Typen von Gantt-Diagrammen: das reguläre Gantt-Diagramm (unten gezeigt) und das Gantt-Diagramm für Aufgaben.

Gantt Diagramm der Veranstaltung

Jetzt wissen Sie, was ein Gantt-Diagramm ist. Aber warum sollten Sie eines verwenden?

Vorteile von Gantt-Diagrammen

Gantt-Diagramme sind mehr als nur ein visuelles Werkzeug, mit dem Sie eine strukturierte Übersicht über ein Projekt bekommen. Gantt-Diagramme bieten außerdem die folgenden Vorteile:

  • Verbesserte Kommunikation: Kommunikation ist entscheidend, insbesondere zu einer Zeit, in der viele Personen die Telearbeit bevorzugen. Gantt-Diagramme können die Kommunikation im Team verbessern, da Projektleiter ganz einfach sehen, wer an einem bestimmten Teil eines Projekts arbeitet, Feedback geben und die Informationen koordinieren können. Die Kommunikation verläuft sogar noch besser, wenn alle Beteiligten auf der Grundlage einer Standardvorlage für Gantt-Diagramme wie die Version im Minitab Workspace arbeiten. Das Gantt-Diagramm eignet sich auch ausgezeichnet, um Planübersichten und Statusaktualisierungen an die Führungsebene und andere Stakeholder zu kommunizieren, während sich das Gantt-Diagramm für Aufgaben (unten gezeigt) besser für die detailliertere Kommunikation zu den Arbeitsabläufen und Fortschritten im Team empfiehlt.
Gantt-Diagramm aller Aufgaben
  • Überlastung der Ressourcen verhindern: Ein weiterer großer Vorteil von Gantt-Diagrammen ist, dass sie eine Überlastung der Ressourcen verhindern können. Viele Probleme mit dem Team entstehen dadurch, dass den einzelnen Mitarbeitern zu viele Aufgaben zugewiesen werden. Gantt-Diagramme helfen Ihnen dabei, Ihre Ressourcen effektiv zu verwalten, sodass kein Mitglied des Teams überlastet wird.

  • Fortschritt nachverfolgen: Mit Gantt-Diagrammen können Sie sicherstellen, dass Sie keine Termine mehr verpassen. Sie können ganz einfach sehen, welche Aufgaben derzeit bearbeitet werden und wie deren Stand im Verhältnis zu den Projektmeilensteinen ist. Allein diese Funktion macht Gantt-Diagramme unverzichtbar für jedes Projekt. Die Funktion für Meilensteine im Minitab Workspace ist besonders nützlich, da sie es vereinfacht, diese wesentlichen Kontrollpunkte im Laufe eines Projekts nachzuverfolgen, zu aktualisieren und eindeutig in schriftlicher Form anzuzeigen.

Meilensteine des Gantt-Diagramms

Was ist in einem Gantt-Diagramm enthalten?

Sie sind jetzt bereit, ein eigenes Gantt-Diagramm anzulegen, aber Sie müssen natürlich auch wissen, welche Informationen erforderlich sind. In jedem Diagramm gibt es verschiedene wesentliche Elemente:

  • Zeitpunkt des Projektstarts.
  • Umfang und Inhalt jeder Aufgabe im Projekt.
  • Zugewiesene Mitarbeiter für jede Aufgabe.
  • Vorgesehene Zeitpunkte für Start und Ende jeder Aufgabe.
  • Vorgegebener Zeitrahmen für jede Aufgabe.
  • Angabe, ob bestimmte Teams bei einem spezifischen Projekt zusammenarbeiten sollen.
  • Zeitpunkt des Projektendes.

Im Verlauf des Projekts können die Teammitglieder und Manager die zugewiesenen Aufgaben und deren Fortschritt abrufen. So kann jeder sehen, auf welchem Stand sich die eigene Arbeit in Bezug auf die anderen Aufgaben im Projekt oder Arbeitsablauf befindet.

Eine der spannendsten Funktionen von Gantt-Diagrammen im Minitab Workspace ist die Aufgabenliste. Diese unten gezeigte Liste umfasst alle Aufgaben im Gantt-Diagramm – aufgeräumt und leicht verständlich für alle Beteiligten. Alle Änderungen an dieser Aufgabenliste spiegeln sich unmittelbar in Ihrem Gantt-Diagramm wider. So haben alle Teammitglieder stets den Status vor Augen.

Aufgabentabelle

Bewährte Vorgehensweisen und Tipps

Je nach Projektumfang, Anzahl der Teammitglieder und Deadlines kann es überwältigend erscheinen, ein Gantt-Diagramm anzulegen. Aber keine Sorge!

Hier finden Sie unsere Tipps und bewährte Vorgehensweisen für Gantt-Diagramme:

  • Aufgaben in Gruppen erstellen: Um Ihren Plan einfacher lesbar zu machen, geben Sie Aufgaben in Gruppen oder Arbeitsabläufen ein. Dies hilft Ihren Teammitgliedern zu erkennen, welche Aufgaben sich zeitlich überschneiden und wie sie hinsichtlich des endgültigen Ziels zusammenspielen oder voneinander abhängen.

  • Einzelheiten nicht vergessen: Gantt-Diagramme sind flexibel und können so fein- oder grobkörnig gestaltet werden, wie Sie es benötigen. Wie bereits erwähnt, empfehlen wir das reguläre Gantt-Diagramm im Minitab Workspace, um die Beziehungen zwischen den Aufgaben und Meilensteinen auf einer hohen Ebene für die Führungskräfte und Stakeholder zu präsentieren, und das Gantt-Diagramm für Aufgaben, um eine detaillierte Aufschlüsselung für Ihr Arbeitsteam darzustellen.

  • Verantwortliche Mitarbeiter zuweisen: Geben Sie beim Erstellen eines Gantt-Diagramms klar an, wer für jeden Teil einer Aufgabe verantwortlich ist. So vermeiden Sie jegliche Unklarheiten, wer zu welchem Zeitpunkt welchen Teil welcher Aufgabe bearbeiten soll.

  • Zeitplanung ist alles: Vergessen Sie nicht, spezifische Zeitpunkte für Start und Ende jeder Aufgabe einzugeben. Ohne diese Angaben ist es schwierig, den Fortschritt nachzuverfolgen und Ihr Team auf Kurs zu halten. Stellen Sie dabei jedoch sicher, dass Sie Feiertage und Urlaube berücksichtigen, damit keine Abgabefristen verpasst werden – schließlich verdienen wir alle hin und wieder etwas Erholung.
Haben Sie in letzter Zeit Projekte begonnen, die von einem Gantt-Diagramm profitieren würden? Vielleicht läuft Ihr Projekt ja schon, aber es ist nie zu spät, Ihre Projekte mit Hilfe des Minitab Workspace tadellos abzuwickeln.
 

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