Sparen Sie mit dem richtigen KV-Tool Zeit und Geld

Bis vor wenigen Jahren war ich in leitender Position für die kontinuierliche Verbesserung (KV) und globale Operational Excellence (OpEx) in einem großen, weltweit agierenden Unternehmen verantwortlich. Jetzt arbeite ich bei Minitab und unterstütze Kunden dabei, dieselben Herausforderungen zu meistern, die ich aus meiner vergangenen Tätigkeit kenne. Genauer gesagt helfe ich unseren Kunden dabei, ihre Arbeit deutlich besser, schneller und sorgfältiger zu erledigen. Das ist die Aufgabe eines Solution Architect hier bei Minitab.        

Führungskräfte sehen sich herausgefordert, eine Software zu finden, die ihre technischen Leiter, Projektmanager und KV-Verantwortlichen bei ihrer Arbeit unterstützt. Viel zu oft denken diese Entscheidungsträger, dass eine allgemeine Software wie Excel für das gesamte Unternehmen ausreichend ist, aber die Realität der Teams in der Praxis sieht anders aus. Unternehmen verlieren viel Geld, weil sie nicht mit den richtigen Werkzeugen arbeiten. Folgend werde ich einige meiner Überlegungen zu diesem Problem vorstellen.

VERSCHIEDENE TOOLS FÜR VERSCHIEDENE AUFGABEN

Meiner Erfahrung nach arbeiten die meisten Unternehmen mit irgendeiner Form des Projektmanagements. Ich erlebe häufig, dass Mitarbeiter dabei nicht die Hilfe erhalten, die sie benötigen, weil es drei Quellen für Unklarheiten gibt:

1. Technische Leiter verwenden bereits eigene Projekt-Tracker (häufig Kalkulationstabellen)
2. Projektmanager arbeiten mit Projektmanagement-Software (z. B. mit Gantt-Diagrammen in MS Project oder SmartSheet)
3. KV-Berichte werden völlig unabhängig von den Projekt-Trackern und dem Projektmanagement erstellt

Zwischen diesen Tools gibt es keine Konflikte. Im Gegenteil: Ich bin der Meinung, dass jedes Unternehmen alle drei braucht. Sie dienen sehr unterschiedlichen Zwecken: 

• Technische Leiter müssen Aufgaben von Anfang bis Ende verfolgen, damit das jeweilige Produkt oder der Prozess die Anforderungen erfüllt.

• Projektmanager müssen Kosten und Fristen im Blick behalten, damit alles rechtzeitig erledigt wird. Dabei überschneiden sich ihre Aufgaben mit denen der technischen Leiter, aber die Verantwortlichkeiten sind anders gelagert. Und sie verwalten Projekte auf unterschiedliche Art – darum gibt es Kalkulationstabellen und Gantt-Diagramme.

• In meiner Karriere als Ingenieur wurden Projekte immer in Excel- oder Google-Tabellen abgebildet. Projekt-Tracker wurden regelmäßig mit Angaben dazu aktualisiert, wer was wann macht. Wir haben nicht immer Gantt-Diagramme verwendet, es ging eher um ein Aktivitätsprotokoll. 

Die Projektmanager haben dieselben Projekte wie wir Ingenieure betrachtet, aber auf einer höheren Ebene. Ein Detail wie „Prozessschritt 12 optimieren“ war für sie nicht interessant, eher Aufgaben wie „Prozess entwickeln“. Für eine so große Aufgabe kann es untergeordnete Aufgaben wie „Prozess mit 50 % Auslastung fahren“, „Prozess mit voller Auslastung fahren“ und „Prozessfreigabe“ geben.

DASHBOARD-ANSICHT

Das KV-Team ist in einem solchen Szenario ebenfalls für einige der oben genannten Punkte verantwortlich, aber nochmal auf einer anderen Ebene. Bei der KV müssen auch Kosten berichtet werden. Dies unterscheidet sich noch einmal von den Punkten, die die Techniker berichten (Abschluss von Aktionen) und den Fragestellungen der Projektmanager (Risiken für den Zeitplan). Ein KV-Dashboard könnte wie folgt aussehen:

Sie können Einsparungen und Sollwerte sehen und können nach Standort oder beliebigen anderen Kriterien filtern.

Wie Sie sehen, ist das keine Konkurrenz zu Excel, SmartSheet, Microsoft Project oder anderen Tools, die im restlichen Unternehmen bereits verwendet werden.

Sie können Projekte auch in Minitab Engage verfolgen (deutlich anders als im unternehmensweiten Projektmanagement – dies ist spezifisch für Ihr Verbesserungsprogramm). 

Zugegeben, die Projekte oben stammen einfach aus meinem Demo-Konto. Kontaktieren Sie uns bei Minitab, dann können wir Ihnen das alles ausführlicher erklären. Sie können aber erkennen, dass hier interessante und sehr spezifische Begriffe verwendet werden. Es gibt eine Spalte für die Phasen. Wenn Sie schon einmal mit DMAIC gearbeitet haben, wissen Sie, dass es verlockend ist, Probleme kurzfristig zu beheben, ohne nach der Ursache zu suchen. So wird aber nicht verhindert, dass diese Ursache wieder zu Problemen führt. In dieser Ansicht sehen Sie, dass bis auf ein Projekt alle spätestens in der Phase „I“ (Improve, Verbessern) hängen geblieben sind. Nur eines hat „C“ (Control, Kontrollieren) erreicht. Bei einem Projekt wurde sogar die rote Flagge gehisst und Hilfe angefordert (der rote Punkt in der Spalte „Zustand“) Es gibt hier noch viele weitere Spalten. Sie könnten die Liste z. B. nach Coach durchsuchen („Minitab Engage, zeige mir alle Projekte, für die MBB Celia Bedelia Mentorin ist“). Diese Software bietet außerdem Benachrichtigungen, damit keine Fälligkeitstermine verpasst werden. Diese werden auch nach der Fälligkeit fortgesetzt, bis die Aufgabe abgeschlossen wurde.

Diese Art des KV-Trackings kann die Arbeit von technischen Leitern und Projektmanagern wunderbar ergänzen, indem sie einfach einen Link zum Projekt erhalten, den sie als Hyperlink in ihre Tabellen, Gantt-Diagramme und Berichte einfügen können.

SO UNTERSCHEIDET SICH MINITAB ENGAGE VON ANDEREN PROJEKTMANAGEMENT-TOOLS

Minitab Engage bietet nicht nur Dashboards … meiner Meinung nach sind die besten Funktionen vielmehr bei den Verbesserungswerkzeugen zu finden. Es gibt über 90 Werkzeuge, die Sie vermutlich bereits kennen. Ich bin immer noch verblüfft, dass unsere Entwickler all diese Formulare, Abbildungswerkzeuge und Analyse-Tools in einem Softwarepaket zusammengefasst haben.

Einige meiner Favoriten sind Fischgräten-Diagramme, Prozessabbildungen, WSA, Fünf Warums, 5S, A3, RACI, SIPOC und Monte Carlo … die Liste ist aber noch viel länger.

>> Hier finden Sie eine Übersicht über alle Minitab-Engage-Funktionen.

Warum sind diese Werkzeuge interessant für ein Unternehmen, das bereits mit einem Fischgräten-Diagramm in Excel oder PowerPoint arbeitet? Gute Frage … arbeiten Sie gerne mit dieser Vorlage? Mir hat sie nie gefallen – sie war sehr kompliziert und mühsam zu verwenden. Andere Werkzeuge sind für allgemeine Zwecke konzipiert, und jeder kann sie für alles verwenden (weshalb sie für Sie nicht gut geeignet sind). Minitab Engage wird individuell an Ihr Verbesserungsprogramm angepasst. Deshalb gibt es all diese Details, die das Programm so viel besser machen.

Außerdem müssen Sie keine Versionen der Vorlagen verwalten oder sie davor schützen, dass andere sie bearbeiten. Wir hatten früher eine riesige Bibliothek mit Vorlagen. Einige waren ganz gut, aber sie veränderten sich mit der Zeit, weil andere sie absichtlich oder unabsichtlich bearbeitet haben. Das führte im Rest des Unternehmens regelmäßig zu Chaos, wenn jemand die ursprüngliche, nicht bearbeitete Vorlage suchte. Es gab so viele Dateien, dass es praktisch unmöglich war, das Gesuchte zu finden. Die vielen Kopien, die in Google Drive​ durchsucht werden konnten, machten dies äußerst schwierig.

Mit Minitab Engage müssen Sie sich über dieses Problem keine Gedanken machen. Sie können sogar benutzerdefinierte Roadmaps erstellen, um verschiedene Werkzeuge in Gruppen zusammenzufassen. Die meisten Kunden sind mit der DMAIC-Roadmap zufrieden, die neben einigen anderen bereits in Minitab Engage vorhanden ist. Sie können sie aber auch nach Ihren Vorstellungen anpassen.

In einigen Fällen ist es problematisch, ein Budget für Verbesserungsprogramme zu erhalten. Das hat mich immer überrascht, weil jede Investition in die Verbesserung auch einen ROI bietet. Diese Projekte dienen dazu, dem Unternehmen Geld zu sparen! Doch Geld ist leider knapp, und ohne einen Nachweis über den Wert Ihres Programms wird häufig kein Budget bereitgestellt. Minitab Engage kann Ihnen auch hierbei helfen.

Minitab Engage kann in alle Prozesse eingebunden werden, die bereits auf einer höheren, unternehmensweiten Ebene vorhanden sind. 

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