Derrière chaque initiative d'amélioration continue efficace se trouvent des outils qui aident les organisations à formaliser leurs procédés, à dépasser les attentes de leurs clients et à mesurer leur réussite. Que vous débutiez avec une initiative simple ou un projet plus complexe, Minitab Engage est la solution facile à utiliser qu'il vous faut.
Dans cet article de blog, nous discuterons brièvement de l'importance d'utiliser les bons outils d'amélioration continue pour améliorer les procédés et présenterons 3 outils simples pouvant contribuer à votre réussite.
C'est bien connu, certains chefs de projets passent une grande partie de leur temps sur des tâches manuelles. Selon l'étude de Forrester sur l'impact économique total (Total Economic Impact), ils consacrent environ 10 heures par mois à la mise en place de projets, 4 heures à la gestion des e-mails et 6 heures à l'examen de projets. Heureusement, Engage leur permet de modéliser et d'automatiser le processus de création d'un projet. Il constitue également l'ensemble de formulaires préconstruits, d'outils intelligents et de feuilles de route de projet le plus complet, conçu spécifiquement pour les professionnels de l'amélioration continue (AC) et de l'excellence opérationnelle (OpEX).
UTILISER LES BONS OUTILS D'AMÉLIORATION CONTINUE
Bien souvent, les dirigeants pensent que les logiciels généralistes suffisent pour atteindre leurs objectifs. En réalité, les entreprises perdent de l'argent en n'exploitant pas les bons outils pour assister leurs équipes et leurs initiatives. Bien que le choix de l'outil adéquat dépende de votre rôle, nous présenterons les outils que tous les services peuvent utiliser pour leurs programmes d'amélioration continue. C'est parti !
OUTIL 1 : CARTOGRAPHIE DE PROCÉDÉ
Une cartographie de procédé, parfois appelée diagramme de flux, représente visuellement l'ensemble des étapes et des activités d'un procédé ou d'un workflow. Elle permet de modéliser votre procédé, de comprendre et de communiquer le lien entre les entrées et les sorties, ainsi que d'identifier les points de décision clés et les boucles de reprise.
Les cartographies de procédé répondent aux questions suivantes :
- Dans quels domaines du procédé se trouvent les opportunités d'amélioration les plus importantes ?
- Pour un projet spécifique, où commence et où se termine le procédé ?
- Quelles sont les entrées et les sorties de chaque étape du procédé ?
- Quelles étapes ont un impact direct sur les exigences du client ?
- Pouvez-vous simplifier, combiner ou éliminer certaines étapes du procédé ?
Minitab Workspace et Minitab Engage peuvent vous aider à exploiter ces outils. Ces deux plateformes proposent des outils d'amélioration continue et d'excellence opérationnelle faciles à utiliser. Par ailleurs, Minitab Engage simplifie l'élaboration de diagrammes de flux généraux ou détaillés, et offre également une fonctionnalité permettant d'affecter des variables à chaque forme, puis de les partager avec d'autres outils que vous utilisez dans Minitab Engage. De plus, les entrées et les sorties étant suivies en arrière-plan, vos cartographies de procédé peuvent facilement être associées à l'un de nos nombreux autres outils disponibles sur ces deux plateformes.
Vous souhaitez en savoir plus sur les cartographies de procédé ?
OUTIL 2 : DIAGRAMME DES CAUSES ET EFFETS
Le diagramme des causes et effets, également appelé diagramme d'Ishikawa, révolutionne le brainstorming en explorant l'impact ou l'effet souhaité et en analysant les causes associées. En effet, il permet de visualiser les causes et les effets en affichant le problème ou l'effet. Les causes contributives possibles sont énumérées sur les petites "lignes" situées sous diverses catégories de causes. Le problème ou l'effet central est placé tout à droite du diagramme des causes et effets. Les affinités, qui sont des catégories de causes, se ramifient à partir de la ligne de l'effet central. Les causes étudiées, quant à elles, se ramifient à partir des affinités.
Un diagramme des causes et effets répond aux questions suivantes :
- Quelles sont les causes potentielles d'un type de défaut particulier ?
- Quelles sont les entrées qui contribuent à la variation du résultat du procédé ?
Nos diagrammes d'Ishikawa sont simples à utiliser : il vous suffit de deux clics pour obtenir leur base complète. L'un des principaux atouts de nos diagrammes est la possibilité de modifier facilement l'emplacement d'un attribut ou d'une cause en les faisant glisser. Et c'est tout ! C'est aussi simple que cela.
OUTIL 3 : CHARTE DE PROJET
Une charte de projet est un document présentant le projet de manière claire et concise. Généralement conçue à l'intention de la direction, la charte répertorie la portée, les objectifs et les participants d'un projet, afin de permettre une compréhension rapide du concept du projet. Les chartes de projet doivent également délimiter les rôles et les responsabilités, en précisant éventuellement les parties prenantes, tout en déterminant les principales finalités et échéances du projet.
Pour chaque projet, la charte de projet se construit autour des questions suivantes : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Pourquoi ? Et comment
Bien que succincte, une charte de projet constitue souvent un document formel fondé sur un cahier des charges pour un besoin commercial donné. Elle est habituellement établie au début du projet. L’idéal est d’élaborer la charte de projet au cours des phases de planification, lorsque les différents éléments du projet sont mis en commun. Une fois que le projet est prêt à débuter, la charte est présentée aux parties prenantes pour approbation finale.
Vous trouverez ci-dessous quelques questions qui vous aideront à formuler l'énoncé du problème et à déterminer la portée du projet :
- Quel est le problème que j'essaie de résoudre ?
- Mon problème est-il étroitement lié à un problème ou à une question affectant un seul procédé, une seule localisation ou un seul service ?
- Existe-t-il une corrélation avérée entre mon projet et les besoins des clients ?
- Quels sont les avantages potentiels de mon projet ?
- Puis-je réaliser ce projet dans un délai raisonnable ?
- Est-ce que je dispose des ressources organisationnelles et du soutien dont j'ai besoin pour mener à bien ce projet ?
Une fois que vous êtes sûr(e) d'avoir un énoncé de problème bien défini, un projet à la portée bien identifiée et l'engagement de votre organisation à fournir les ressources nécessaires, vous pouvez choisir votre méthodologie selon votre projet.
Vous souhaitez en savoir plus sur les méthodologies ?
Nous n'avons présenté que quelques outils d'amélioration qui sont largement utilisés dans les services et les organisations. Choisissez les outils qui conviennent le mieux à votre rôle et aux objectifs de votre initiative d'amélioration. Par chance, la solution Minitab Engage est une plateforme plus de 99 outils pour l'amélioration continue et l'excellence opérationnelle.
